Archiwizacja dokumentów stanowi ustawowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Akta pracownicze, faktury oraz inne dokumenty firmowe powinny być zabezpieczone na wypadek kradzieży, pożaru, zalania oraz innych zdarzeń, które mogłyby doprowadzić do ich zniszczenia lub nieuprawnionego przejęcia i wycieku danych. Jeśli gromadzisz dokumenty, musisz robić to zgodnie z RODO. Czy jesteś pewny, że przestrzegasz przepisów prawnych? Dowiedz się, jakie są prawidłowe praktyki archiwizowania danych!
RODO a archiwizacja dokumentów
RODO, czyli europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, obowiązuje od 25 maja 2018 roku. Zostało stworzone po to, aby chronić prywatność osób fizycznych i zapewnić im kontrolę nad tym, jak ich dane osobowe są przetwarzane. Towarzyszą mu bardzo wysokie kary za nieprzestrzeganie zawartych w nim przepisów – do 4% rocznych obrotów firmy albo 20 mln euro. Inne ryzyka, na które naraża się firma niewystarczająco dbająca o bezpieczeństwo danych chronionych, to utrata dobrego imienia oraz żądania wypłaty odszkodowania kierowane przez poszkodowanych.
Zgodnie z RODO przedsiębiorcy powinny zbierać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji jasno określonego celu, takiego jak wykonanie umowy, spełnienie obowiązku prawnego lub uzasadniony interes administratora danych. Poza tym muszą je usuwać, kiedy te nie są już potrzebne. Przepisy krajowe nakazują niszczenie dokumentacji z danymi wrażliwymi, kiedy minął termin ich ważności. Dotyczy to, np. umów klienckich. Należy to robić także wtedy, gdy minie okres przechowywania danego rodzaju akt.
Dokumenty, które powinny przejść do archiwizacji, są już po etapie brakowania, czyli sortowania. Odrzucone dokumenty powinny być niszczone w zabezpieczonym i strzeżonym obiekcie jak np. niszczarnie Rhenus Office Systems Poland.
Porządkowanie dokumentacji i zachowanie przejrzystości to już nie tyle dobra praktyka, co obowiązek. Wielu przedsiębiorców nie ma jednak odpowiedniej kadry i sprzętu, które umożliwiają sprawną pracę z dokumentacją. Jeśli dotyczy to również Ciebie, zainteresuj się ofertą Rhenus Office Systems Poland, którą znajdziesz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Skorzystaj z outsourcingu, dzięki któremu Twoje dane będą archiwizowane i niszczone zgodnie z RODO. Co jeszcze zyskasz dzięki takiej współpracy?
Dokumentacja w zewnętrznym archiwum — gwarancja bezpieczeństwa
Firma Rhenus Office Systems Poland od 2001 roku oferuje obsługę dokumentów fizycznych i elektronicznych. Decydując się na współpracę, zapewnisz przedsiębiorstwu bezpieczne przechowywanie danych. Firma posiada dokumentację, potwierdzającą przestrzeganie przepisów RODO, m.in. pod kątem zabezpieczenia danych. Wszystkie obiekty Rhenus Office Systems Poland są wyposażone w wideo monitoring, kontrolę dostępu osób i mają całodobową ochronę, a także systemy przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy.
Firma weryfikuje, które dokumenty powinny być już zutylizowane, a następnie przeprowadza ten proces w swoich niszczarniach, które spełniają wyśrubowane normy bezpieczeństwa.
Rhenus Office Systems Poland w ramach obsługi dokumentów oferuje też archiwizację danych elektronicznych. Możesz przekazać takie zasoby jak: taśmy magnetyczne MOD, płyty CD-ROM, DVD-ROM i nie tylko. Cały proces usługi jest opisany na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-danych-elektronicznych/. Zobacz, jak wygodne dla Twojego przedsiębiorstwa może być skorzystanie z usług profesjonalistów.
Zlecając archiwizację dokumentów sprawdzonej firmie, masz pewność, że cały proces przechowywania, brakowania i niszczenia dokumentacji będzie zgodny z RODO. Poza tym to oszczędność czasu i pieniędzy. Rhenus Office Systems Poland wyliczyło, że dzięki temu możesz obniżyć koszty związane z prowadzeniem archiwum nawet o 30%.