Kilka lat temu w życie weszły przepisy, które znacząco upraszczają zarówno tworzenie, jak i przechowywanie teczek pracowników. Pracodawcy mogą dziś postawić na wersję elektroniczną, która jest wygodna, ale jednocześnie wymaga wdrożenia stosownych zabezpieczeń. Sprawdź, jakie obowiązki ciążą na pracodawcy z tytułu archiwizacji dokumentów kadrowych.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowników?
Obowiązek tworzenia i przechowywania akt pracowniczych dotyczy każdego pracodawcy względem każdego zatrudnionego na umowę o pracę. Nie jest istotne, czy dana osoba przepracuje w firmie kilka dni, czy też kilka lat – pracodawca zawsze otwiera dla niej osobną teczkę, a następnie archiwizuje ją przez okres 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Okres 10-letni dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku lub po 31 grudnia 1998 roku, jednak w drugim przypadku pracodawca ma obowiązek dopełnić pewnych formalności w ZUS.
Archiwizacja akt osobowych – wersja papierowa czy elektroniczna?
Archiwizacja dokumentów kadrowych może odbywać się na dwa sposoby: papierowo lub elektronicznie. Od 2019 roku obowiązują w Polsce przepisy umożliwiające sporządzanie i przechowywanie teczek pracowników w wersji cyfrowej. Jednak wielu pracodawców wciąż archiwizuje je w tradycyjnej formie, czyli na papierze. O tym, jak robić to prawidłowo, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-kadrowe/. Warto pamiętać, że w obu przypadkach konieczne jest:
- zabezpieczenie papieru/plików,
- zastosowanie odpowiednich zasad ochrony danych,
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją pracowników,
- prawidłowe wyznaczenie terminu utylizacji.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych – obowiązki pracodawcy
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie akt pracowniczych przez wyznaczony w przepisach okres. W tym celu należy je odpowiednio zabezpieczyć, minimalizując tym samym ryzyko wycieku, zniszczenia i kradzieży. Pracodawcy mogą też skorzystać z usługi archiwum zewnętrznego świadczonej przez Rhenus Office Systems Poland. Ofertę znajdziesz na https://www.rhenus-office.pl/.
Kolejnym obowiązkiem ciążącym na pracodawcy jest udostępnienie pracownikowi jego teczki, jeśli zajdzie taka potrzeba. Najczęściej pracownicy potrzebują dokumentów celem ustalenia kwoty świadczenia emerytalnego przez ZUS. Jeśli upłynie ustawowy termin przechowywania akt osobowych, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o możliwości ich odebrania. Jeśli ten nie zgłosi się do pracodawcy, akta mogą zostać bezpiecznie zutylizowane.